artikel

De organisatie van bezorgen: een geoliede machine

Bedrijfsvoering 422

Wie aan maaltijdbezorging doet, krijgt het extra druk. Afhalen, bezorgen, ter plekke eten; in korte tijd lopen verschillende stromen door elkaar. Hoe leid je de organisatie van bezorgen in goede banen?

De organisatie van bezorgen: een geoliede machine
Illustratie: Tony Tati

Twee vuistregels voor een de organisatie van bezorgen: voorkom te lange wachttijden en zorg ervoor dat het ook voor fysieke bezoekers een feestje blijft om naar de zaak te komen. Zij mogen niet lijden onder bezorgbestellingen. De wachttijd is afhankelijk van de inrichting van je zaak en de wijze waarop de bestellingen binnenkomen. Kun je extra drukte met de bestaande bakwand aan?
Bellen de mensen om hun bestelling te plaatsen of werk je met een online bestelplatform?

Veel ondernemers kiezen voor een aparte bezorghoek. Hier staan een scherm en bonnenprinter, waar de telefonische en online bezorgbestellingen binnenkomen. Buiten het zicht en gehoor van de afhaalklanten.

organisatie bezorgen

Illustratie: Tony Tati

Extra bereidingsruimte

Andere bedrijven gaan een stap verder. Zij kiezen voor een extra bereidingsruimte, zodat de afhaal- en bezorgstroom volledig langs elkaar heen lopen. Dat rendeert pas als er sprake is van een explosieve toename van de omzet door bezorging. Want naast extra vierkante meters vergt een aparte bereidingsruimte ook meer personeelskosten, extra schoonmaak, vet, energie en procescontrole zoals HACCP-registratie. Bovendien moet er ook ruimte voor zijn. Anders is het advies om de bezorgservice in te passen in de bestaande routing.

Extra personeel

Wél een absolute must is investeren in extra personeel. Het is onmogelijk om met een bestaande bezetting het bezorgen te starten. Simpel: voor een bezorging moet de bezorger de zaak verlaten, waardoor je met minder man komt te staan. Je hebt dus meer mankracht nodig. Of extra uren voor bestaand personeel of nieuwe medewerkers.

De leeftijd van de medewerkers die je aanneemt, hangt samen met het vervoersmiddel dat je kiest. Voor de auto heeft iemand natuurlijk een rijbewijs nodig. Als je kiest voor fietsen, scooters of e-bikes kun je ook kijken naar jongere bezorgers, van 16 en 17 jaar. Dat scheelt in loonkosten.

Andere ondernemers kiezen bewust voor oudere jongeren als koerier. Hun motivatie: zij kennen hun verantwoordelijkheid beter en vormen een beter visitekaartje aan de voordeur. Een nieuwe aanwinst kan natuurlijk ook meehelpen met het bereiden of inpakken van de producten, maar zorg wél voor structuur op de werkvloer. Deel je roosters goed in. Chaos is funest tijdens de spits.

organisatie bezorgen

Illustratie: Tony tati

Bezorging bij Lobo

Eigenaar Maico Visser  van Snackhouse Lobo in Oudorp startte in augustus 2015 met bezorgen. Maar liefst anderhalf jaar was hij bezig met de voorbereiding. ‘Ik wilde zo snel mogelijk beginnen, maar wél meteen vanaf dag één goed. Een gast met een slechte bezorgervaring komt nooit meer terug.’

Visser pakte het daarom grondig aan. ‘Ik heb er 80 vierkante meter bij aangebouwd, speciaal voor de bezorgbestellingen.’ Afhaal en bezorging zijn gesplitst bij Lobo, met ieder een eigen ingang. ‘Bezorgers blijven zo uit het zicht van de gasten. Zo gaat de maaltijdbezorging nooit ten koste van de gast die hier in de zaak komt. Sterker nog, die ziet de bezorgers niet eens. Dat werkt fantastisch, maar je moet er natuurlijk wel de ruimte voor hebben.’

In de aparte bereidingsruimte investeerde Visser stap voor stap in extra apparatuur. Speciaal voor de bezorgservice schafte hij kassasoftware van Foodticket aan, zodat consumenten snel en eenvoudig rechtstreeks online bij Lobo kunnen bestellen. ‘Ideaal, zeker als het druk is. Zo worden er geen fouten gemaakt.’

Snackhouse Lobo maakt dus geen gebruik van externe online platforms als Thuisbezorgd.nl. ‘Veel te duur, ik gebruik mijn eigen site en ik bepaal mijn eigen prijzen. Dat heeft voor mij geen meerwaarde.’ Visser geeft duidelijk aan dat hij liever zelf verantwoordelijk is voor de klantenbinding. ‘Daarvoor ben ik ondernemer geworden.’

Bezorgkosten en postcodes

Snackhouse Lobo in Oudorp bezorgt dagelijks tussen 16.30 en 20.30 uur vanaf €15. Vanaf het moment van bestellen tot aflevering aan de voordeur verstrijkt 30 tot maximaal 45 minuten.  Het minimale bedrag voor een bezorgbestelling is bij Lobo €12,50. De bezorgkosten zijn €2 binnen het dorp en €0,50 meer buiten het dorp. Precies de kosten die een klant ook kwijt is bij afhalen.

Bij een ordergrootte vanaf €50 hoeven geen bezorgkosten meer betaald te worden. Dat geldt voor alle mensen met de postcode 1811 tot en met 1831 en 1834. 1832 en 1833 ontbreken. Waarom? Visser: ‘De friet moet gegarandeerd van goede kwaliteit zijn. Ik ben de wijken in gegaan om de testen hoe de kwaliteit van de bezorgbestelling was. Daarbij ben ik steeds een stapje verder gegaan. Tot het punt dat ik de kwaliteit niet meer kon waarborgen.’

Resultaat van bezorgen

Na de integratie van de bezorgservice binnen het bedrijf steeg de omzet van Snackhouse Lobo in Oudorp significant. ‘De bezorging is een stukje ten koste gegaan van de afhaal’, geeft eigenaar Maico Visser aan. ‘Maar in totaliteit hebben we het afgelopen jaar 20 procent geplust qua omzet. Of dat alleen maar door de bezorging komt, is moeilijk te zeggen. Wat denk ik ook meespeelt, is onze notering in de Cafetaria Top 100 van 2016 en 2017 als beste cafetaria van Noord-Holland.’

organisatie van bezorgen

Loboghini’s

Onderscheiden doet Snackhouse Lobo zich zeker. De dertig jaar ‘jonge’ zaak is een begrip in het dorp. Wie in Oudorp woont, komt ze geregeld tegen; de 45 kilometer-karretjes met het opvallende logo van Lobo, Spaans voor wolf.

Lobo is onweerstaanbaar en ademt gastvrijheid. Dat verhaal vertellen Visser en zijn team in alle facetten van de bedrijfsvoering. ‘Loboghini’s’ noemt de ondernemer de twee elektrische bezorgauto’s liefkozend. ‘We hebben er twee van rondrijden. Niet alleen uit duurzaamheidsoogpunt, dat telt natuurlijk ook. Waar wij tegenaan liepen, is dat we moeilijk aan bezorgers konden komen. Nu staan de jongeren in de rij. Met een brommercertificaat mogen ze erin rijden. De karretjes zijn hip, ze zitten droog, muziekje aan, ze vinden het helemaal geweldig.’

Naast de twee karretjes zet Lobo voor de bezorging ook nog een scooter en een fiets in. Het bezorgteam telt vier jongeren, die in het weekend allemaal worden ingezet. Moeten ze een paar minuten wachten, dan steken ze in de keuken de handen uit de mouwen. Visser: ‘Er is hier altijd wat te doen.’

 

Reageer op dit artikel