artikel

Vier tips: zo verdien je geld met je boekhouding

Bedrijfsvoering 900

Ondernemers verliezen jaarlijks voor duizenden euro’s aan contante facturen en kassabonnen. Dat is een dure grap, want de kosten van een kwijtgeraakte factuur liggen veel hoger dan het aanschafbedrag. Vier tips die ervoor zorgen dat u in de toekomst geen geld meer ‘weggooit’ met de boekhouding. Plus: wat kost een boekhouder eigenlijk?

Vier tips: zo verdien je geld met je boekhouding

U koopt met uw zakelijke bankpas voor €15 een ledlamp bij de bouwmarkt. De bon gaat naar uw accountant, de afboeking ziet hij verschijnen op de bankimport. Uw accountant brengt het bedrag keurig ten laste van uw winst. Uitgaande van 20 procent VPB, scheelt u dat €3. Ook vordert u de btw terug, dat is nog eens €3. De lamp kost u dus €9 in plaats van €15.

Kassabon kwijtboekhouding

Nu een voorbeeld zoals het niet moet: u betaalt de lamp contant en raakt de kassabon kwijt. Uw accountant kan niet anders dan die €15 naar opname privé boeken. Om netto €15 te verdienen, moet u uzelf – uitgaande van 50 procent inkomstenbelasting – bruto €30 verlonen. De ledlamp kost u in dit geval dus €30. Dat is een verschil van €21 met de €9 die hij u kost als u de kassabon niet was kwijtraakt.

Veel ondernemers onderschatten dit probleem. Nergens ligt een overzicht met kwijtgeraakte bonnen, dus ze hebben geen idee van de werkelijke schade. De ervaring leert dat een gemiddeld bedrijf al snel voor een bedrag tussen de €5000 en €10.000 aan facturen kwijtraakt.

Meestal zijn het kleine bestedingen zoals een kop koffie, parkeerticket, de nota van een lunch of de contantbon van genoemde ledlamp. Soms gaat het om grotere bedragen. Voor u als ondernemer betekent €5000 aan kwijtgeraakte bonnen een kostenpost van €10.000, in plaats van €3300 als u de betalingen zakelijk had kunnen nemen.

Tip 1: Vraag de accountant om vraagposten

Spreek met uw accountant af dat hij u niet één keer per jaar, maar minimaal een keer per week een overzicht stuurt met vraagposten. Dat zijn mutaties waarover boekhouders/accountants nog overleg willen met de klant. Wellicht zit de ontbrekende factuur dan nog ergens in uw portemonnee of binnenzak.

Tip 2: Vraag één keer per maand een actuele winst- en verliesrekening

Sowieso kan het geen kwaad om de accountant vaker dan één keer per jaar te zien, en de volledige administratie te laten controleren en de actuele cijfers te bespreken. Bijvoorbeeld een keer per maand. Laat de accountant een keer per maand een winst- en verliesrekening maken. Zo achterhaal je niet alleen ontbrekende posten, het vergroot ook het inzicht in je marges en waar je moet bijsturen. De meeste bedrijven hebben altijd wel een financieel vraagstuk waar een boekhouder over kan adviseren (zie kader: Wat mag de accountant kosten?).

Tip 3: Gebruik een app voor de boekhouding

Een online accountancytool heeft vele voordelen, zoals gemak en kostenbesparing. En je kunt er je bonnetjes in opslaan. Maak van alle bonnetjes een foto met je smartphone en stuur die naar het boekhoudprogramma. Het boekhoudprogramma kun je eventueel koppelen aan je accountant.

Tip 4: Maak foto van iedere bon 

Werk je niet met een online accountancytool, maak dan nog steeds foto’s van de aankoopfacturen. Die sla je als pdf op in de cloud, bijvoorbeeld in Google Drive. Het is een paar seconden werk, maar het levert veel geld op. De map met foto’s deel je met de boekhouder. Omdat de bon als pdf is opgeslagen, kan de accountant in het document zoeken, bijvoorbeeld op datum. Die aankoopbonnetjes zijn trouwens ook handig voor garantiegevallen.

boekhoudingWat mag de accountant kosten?

Gemiddeld zijn bedrijven in deze branche 1 procent van hun omzet kwijt aan de boekhouder. Voor een bedrijf met een omzet van €1 miljoen, is dat per jaar dus €10.000. Een aangifte inkomstenbelasting kost per persoon/vennoot ongeveer €250. Tussen de bedrijven onderling variëren de accountantskosten enorm: die liggen tussen de 0,5 en 2 procent van de omzet. Waar de een voor €3000 klaar is, betaalt de ander met gemak €15.000 en meer.

Een deel van de verklaring is de juridische vorm van de onderneming. Een bv is duurder dan een vof of eenmanszaak omdat het niet bij één bv blijft. Er komt een holding, een pensioen-bv en voor je het weet, heb je er een stuk of vijf. Voor elke bv moet een jaarrekening worden opgemaakt. Die kosten al snel €2500 per stuk.

Ook de manier waarop de cijfers worden aangeleverd maakt nogal wat uit. De schoenendoos met bonnen is in de horecabranche nog steeds populair. Dat is niet de manier om de accountantskosten te drukken. Ook aan het niet-gecodeerd aanleveren van de cijfers hangt een fors prijskaartje. Zijn alle kosten/opbrengsten/bezit-
tingen voorzien van een unieke nummercode – het grootboekrekeningnummer – dan scheelt dat de boekhouder veel werk.

Verder: doet de accountant de hele administratie, of stelt hij alleen de jaarrekening op en de belastingaangifte? Tot slot: de ene accountant schrijft met de vork en brengt elke minuut en elk telefoontje in rekening, de ander alleen de hoofdzaken.

Kosten voor de boekhouding

Opvallend is dat bedrijven met een omzet kleiner dan €750.000, ónder het gemiddelde van 1 procent zitten. Kleinere bedrijven betalen zo’n €5000 per jaar, ofwel zo’n 0,7 procent. Ze doen een groter deel van hun administratie zelf, of de partner zit een paar dagen per week op kantoor. Niet meer dan 10 procent van de kleine onder-
nemers besteedt de administratie volledig uit, blijkt uit onderzoek van International Card Services (ICS). Online boekhoudsoftware is hier populair. Bijna een derde maakt gebruik van een programma in de cloud.

Verschil boekhouder en accountant

Ondernemers hebben het vaak over de accountant, terwijl ze de boekhouder bedoelen. Wat is het verschil tussen die twee? De titel ‘boekhouder’ is geen beschermde titel. Iedereen kan zich boekhouder noemen en mag een administratiekantoor beginnen.

Accountant is een wettelijk beschermde titel. De AA-accountant heeft een hbo-opleiding en de RA-accountant een universitaire. Een boekhouder is een stuk goedkoper dan een echte accountant. De tarieven van een boekhouder liggen tussen de €30 en €70 per uur. Een AA-accountant rekent een tarief van €100 tot €150 per uur. Het tarief van een RA-accountant begint bij €150 per uur en loopt op tot €450 per uur.

In onze branche is een echte accountant eigenlijk niet nodig. Een goede boekhouder kan alles: boekhouding, jaarrekening opstellen, belastingaangiftes, salarisadministratie én steeds vaker ook adviseren bij investeringen en overnames. Een accountant is alleen nodig voor grotere bedrijven die verplicht zijn een accountantsverklaring te hebben. Soms helpt het als een jaarrekening door een echte accountant is opgemaakt, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een financiering bij een bank.

Een laatste verschil: een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. De financiële schade door een prutsende accountant wordt dus altijd vergoed. Bij een boekhouder heb je die zekerheid niet.

Reageer op dit artikel